Tôi thường hay gặp gỡ những người tự cho mình là những người học bằng thị giác vì họ thường sử dụng các đồ thị để hiểu về thế giới.

Chuyện này chẳng có gì là ngạc nhiên trong thời buổi Internet này cả Điều này hoàn toàn hợp lý vì khi nhìn vào những kết luận rút ra từ biểu đồ minh họa thường dễ hơn là nhìn vào một bảng dữ liệu. Tôi mường tượng đến việc dùng biểu đồ để thay thế cho một danh sách các dữ liệu sắp xếp lộn xộn.

So sánh trang tính bên trái với biểu đồ hình quạt phía bên phải. Hãy xem xét tỉ lệ tương quan các phần của biểu đồ giúp chúng ta dễ xác định các quý có doanh số bán hàng tốt nhất và kém nhất.

Khi chúng ta thuyết trình thì cần phải lưu ý điểm này Nếu đối tượng người xem của chúng ta toàn là những người học bằng thị giác thì chúng ta nên dùng đồ thị để rút ra những điểm chính trong bài thuyết trình. Một vài biểu đồ và đồ thị minh họa được đặt đúng chỗ sẽ khiến cho người nghe dễ dàng hiểu được những điểm quan trọng trong bài thuyết trình của bạn.

Chẳng có gì là ngạc nhiên khi PowerPoint là ứng dụng giúp chúng ta dễ dàng tạo ra các biểu đồ minh họa. Bạn có thể tạo ra và thay đổi những biểu đồ và đồ thị minh họa ngay trong ứng dụng này.

Trong bài này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo ra những biểu đồ minh họa trong ứng dụng Microsoft PowerPoint. Thay vì khiến cho người nghe choáng ngợp với một bảng dữ liệu thì hãy cho họ thấy một đồ thị minh họa thể hiện ngắn gọn những nghiên cứu của bạn. Chúng ta cùng nhau bắt đầu tìm hiểu nhé.

Cách tạo một biểu đồ minh họa trong PowerPoint (Cùng xem và học theo)

Đoạn video hướng dẫn dưới đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước một để tạo biểu đồ minh họa trong PowerPoint. Tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu quá trình tạo một biểu đồ minh họa ngay trong PowerPoint.

Sau đây là những nội dung mà tôi sẽ hướng dẫn các bạn:

• Cách chèn biểu đồ minh họa trong một slide PowerPoint.
• Cách thêm và điều chỉnh dữ liệu được dùng trong Excel vào PowerPoint.
• Cách điều chỉnh giao diện biểu đồ minh họa để giúp nó trông thật nổi bật.

Sau khi xem xong đoạn video này, hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây để biết rõ hơn. Tôi sẽ hướng dẫn các bạn về những loại biểu đồ minh họa được thêm vào cũng như cách để thay đổi chúng.

Mẹo nhanh: Hãy sử dụng một mẫu được thiết kế sẵn (template) trong PowerPoint cho các biểu đồ.

Để tiết kiệm thời gian, bạn cũng có thể thực hiện những biểu đồ, thiết kế đồ họa đã được tạo, kết hợp các mẫu có sẵn với một mẫu được thiết kế sẵn (template) chuyên nghiệp trong PowerPoint. Trong hàng tá biểu đồ và đồ thị chuyên nghiệp được tạo ra, hãy xem qua các mẫu Marketofy PPTthông dụng sau đây:

Mẫu Marketofy PowerPoint - với các bảng minh họa tuyệt vời và infographics.

Bây giờ hãy tìm hiểu thêm về cách sử dụng các biểu đồ trong PowerPoint:

Cách tạo biểu đồ minh họa đầu tiên của bạn trong PowerPoint

Để chèn một biểu đồ minh họa, bạn hãy vào tab Insert trong thanh công cụ trên PowerPoint. Click vào biểu tượng Chart để mở Insert Chart.

Hãy nhấp vào Insert trên thanh ribbon của PowerPoint, sau đó lựa chọn Chart.

Trong Insert Chart bạn sẽ thấy một loạt các mẫu bố cục biểu đồ được thiết kế sẵn (temple) khác nhau. Phía bên trái, bạn sẽ thấy một số loại biểu đồ minh họa PowerPoint khác nhau như: biểu đồ Cột, biểu đồ Đường thẳng, biểu đồ Tròn, biểu đồ Trụ, và nhiều hơn nữa.

Bắt đầu bằng cách click vào loại biểu đồ ở phía bên trái. Bạn sẽ muốn xem xét loại dữ liệu mà bạn cần thể hiện khi chọn một loại biểu đồ. Sau đây là một vài loại biểu đồ minh họa thường gặp với các dữ liệu mà nó thể hiện trong PowerPoint:

• Biểu đồ Cột Biểu đồ cột là mẫu thường được dùng để thể hiện các giá trị với các cột thẳng đứng dựa vào chiều cao một cột.
• Biểu đồ Dòng Biểu đồ dòng được dùng thể hiện các dữ liệu qua từng giai đoạn, và cách mà các giá trị đó dao động lên xuống như thế nào qua các giai đoạn thời gian.
• Biểu đồ Tròn Biểu đồ tròn thể hiện từng phần trong toàn bộ hình tròn dưới dạng từng lát, giúp bạn liên kết từng miếng rời rạc trong một tổng thể.
• Biểu đồ Thanh Biểu đồ thanh là những cột nằm ngang thể hiện các thanh giá trị từ trái sang phải.
• Biểu đồ Vùng Biểu đồ vùng tương tự như biểu đồ dòng nhưng nó làm nổi bật từng vùng bên dưới mỗi dòng được gộp lại.

Còn có một số biểu đồ dạng nâng cao khác (như đồ thị Histograms và Waterfalls) trong PowerPoint, do đó hãy thử dùng để tạo ra nhiều biểu đồ nâng cao hơn.

Bên trái của trình đơn Insert Chart, bạn có thể chọn một loạt các loại biểu đồ.

Sau khi đã chọn được loại biểu đồ mình muốn, bạn sẽ thấy có một số mẫu biểu đồ đã có sẵn ở trên cùng. Hãy click chuột vào một trong các hình thu nhỏ ở trên để chọn một kiểu mà bạn thích.

Trong hình bên dưới, bạn có thể thấy dăm ba kiểu biểu đồ tròn khác nhau. Gồm có biểu đồ tròn 3D, kiểu doughnut (bánh hình vòng), thâm chí là kiểu Pie of Pie (Hai bánh lồng vào nhau)! Hãy chọn một trong các kiểu này rồi sau đó click vào nút OK để chèn vào.

Phía bên trái của menu PowerPoint thể hiện các loại biểu đồ với nhiều kiểu hiển thị trực quan để bạn có thể chọn.

Nhập dữ liệu vào PowerPoint

Bất kể việc bạn chọn mẫu biểu đồ nào thì cũng cần phải nhập dữ liệu vào PowerPoint để làm người xem dễ hiểu.

Trên thực tế bạn không chỉ cài đặt một ứng dụng từ bộ phần mềm Microsoft Office. Các ứng dụng từ phần mềm này thường làm việc gắn kết với nhau. Bạn dễ dàng hiểu được vì sao sau khi chèn một biểu đồ thì một cửa sổ bảng tính Excel được mở ra ngay trong PowerPoint 2016 để thêm vào dữ liệu của bạn. Điều đó thật sự hữu ích.

Trong ví dụ của mình, tôi sẽ tạo ra một biểu đồ tròn. Sau khi chèn biểu đồ này, bạn sẽ thấy một cửa sổ bảng tính Excel được mở để thêm dữ liệu vào.

Một cửa sổ Excel được nhúng trong PowerPoint cho phép bạn nhập dữ liệu của bạn. Thay đổi dữ liệu

Tùy thuộc vào loại biểu đồ mà bạn chọn nên bảng tính của bạn có thể trông khác với ví dụ của tôi. Ví dụ, một biểu đồ thanh được xếp chồng lên nhau có thể có nhiều cột với các giá trị số bên trong bảng tính.

Đây là lý do tại sao tôi lại thích dùng Powerpoint khi vẽ biểu đồ: khi tôi nhập dữ liệu thì biểu đồ minh họa sẽ cập nhật dữ liệu ngay tại thời điểm thực tế. Mỗi khi tôi thay đổi các giá trị trong bảng tính thì dữ liệu trong biểu đồ sẽ thay đổi để giống với dữ liệu của tôi.

Biểu đồ trong PowerPoint cập nhât theo thời gian thực.

Nếu như chúng ta muốn thêm một phần vào biểu đồ tròn trong PowerPoint thì sao? Trong trường hợp này, chúng ta sẽ thêm một dòng khác vào trong dữ liệu của mình. Rồi kéo phủ hết toàn bộ dòng trong dữ liệu bao gồm cả dòng mới thêm.

Trong hình dưới đây, bạn có thể hiểu được ý của tôi. Tôi đã click chuột vào cái hộp màu tím này (cột đầu tiên) rồi kéo nó xuống thành hai dòng để thêm hai tháng nữa vào dữ liệu của mình. Sau đó, tôi kéo xuống cột giá trị (trong phần màu xanh) để gộp chung những con số khác trong biểu đồ tròn này.

Kéo các điểm điều khiển của các hộp xuống để bao gồm các hàng khác trong bảng xếp hạng của bạn. Trong trường hợp này, thêm hai hàng sẽ tạo ra hai thêm hai phần trong biểu đồ hình tròn.

Đây là những điều cơ bản khi thêm dữ liệu vào biểu đồ. PowerPoint bắt đầu với các dữ liệu cơ bản được thể hiện trong bảng tính, sau đó bạn có thể điều chỉnh để gộp dữ liệu của riêng bạn vào.

Bấm chuột phải và chọnEdit Data > Edit Data để thay đổi dữ liệu gốc của biểu đồ.

Nếu bạn cần mở lại bảng tính này để xem và chỉnh sửa dữ liệu của mình, đơn giản chỉ cần click chuột phải vào biểu đồ rồi chọn Edit Data. Chế độ xem bảng tính được nhúng sẽ mở ra lại để bạn có thể cập nhật dữ liệu này.

Sau khi hoàn tất việc cập nhật, chúng ta sẽ xem xét việc thiết kế và thay đổi giao diện cho biểu đồ minh họa trong PowerPoint.

Thay đổi kiểu biểu đồ trong PowerPoint

Tôi luôn nắm rõ dữ liệu trong biểu đồ trước khi bắt đầu thiết kế nó. Nhưng khi tôi hoàn tất việc thiết kế biểu đồ của mình thì PowerPoint lại có rất nhiều mẫu giao diện biểu đồ minh họa tùy chọn.

Bạn có thể thực hiện nhanh với các công cụ biểu đồ trong PowerPoint. Sau đây là một vài cách thiết kế biểu đồ Powerpoint mà tôi yêu thích chỉ sau vài cú click chuột.

1. Làm việc với các dạng biểu đồ trong PowerPoint

Với biểu đồ được chọn của mình, bạn hãy vào nút Design trên thanh công cụ Powerpoint ngay bên dưới tab Chart Tools. Dù cho bạn có đang dùng loại biểu đồ nào đi chăng nữa thì vẫn có nhiều kiểu giao diện được thiết kế sẵn giúp bạn thay đổi giao diện cho biểu đồ của mình trong PowerPoint.

Hãy click chuột vào một trong những kiểu giao diện này để áp dụng vào biểu đồ của mình. Rất nhiều trong số chúng sẽ có thêm một số kiểu như đổ bóng hoặc độ sâu vào biểu đồ để làm cho nó nổi bật. Hãy thử dùng một số kiểu này theo nhiều cách khác nhau khi xem cùng một dữ liệu.

Bấm chọn vào một trong các kiểu đồ thị để thử sự khác biệt về hiển thị của từng loại.

2. Thay đổi màu sắc biểu đồ trong PowerPoint

Ngoài cách thêm độ sâu hoặc đường nét cho biểu đồ, bạn cũng có thể thay đổi màu sắc cho biểu đồ một cách dễ dàng chỉ với một vài cú click chuột trên thanh công cụ biểu đồ trong PowerPoint.

Trong Chart Tools > Design, chọn nút Change Colors gần phía bên trái thanh thực đơn.

Bạn có thể đổi màu của biểu đồ chỉ với vài cú nhấp chuột vào menu Change Colors.

Các chủ đề màu được cài sẵn sẽ ghép nối với bài thuyết trình của bạn. Bạn cũng có thể lựa chọn các kiểu màu đơn sắc để làm giảm độ lòe loẹt.

3. Định dạng diện tích biểu đồ trong PowerPoint

Để thực hiện định dạng từng phần trong bài thuyết trình của mình , bạn có thể click phải chuột trên biểu đồ rồi chọn Format Chart Area.

Trong Excel 2016, một bảng điều chỉnh sẽ mở ra ở phía bên phải. Thanh trình đơn này có mọi tính năng mà bạn có thể tưởng tượng ra để thay đổi biểu đồ của mình.

Format Chart Area trong PowerPoint có rất nhiều tính năng để làm việc.

Tin tốt là thanh trình đơn này rất dễ sử dụng và có mọi tính năng mà bạn cần. Hãy thử một số lựa chọn mà không cần giải thích để thực hiện chức năng thêm màu Fill (màu nền của biểu đồ) hoặc chức năng đóng khung Border xung quanh biểu đồ.

Bạn thấy đó, thật dễ dàng thay đổi các mẫu thiết kế giao diện cho bài thuyết trình của mình chỉ với một vào cú click chuột. Hãy thử việc thiết kế giao diện và thay đổi màu sắc như một cách để làm cho biểu đồ của bạn được nổi bật hơn trong số những bài thuyết trình còn lại của mình.

Tóm lược nội dung và tìm hiểu thêm về PowerPoint

Trong bài này, bạn đã học cách tạo biểu đồ minh họa trong Microsoft PowerPoint. Hãy sử dụng những biểu đồ được thay thế thích hợp trong bài thuyết trình của mình để lượt bỏ bớt một đống dữ liệu hoặc các dòng chữ chán ngắt.

Hãy tham khảo cuốn Hướng Dẫn Mới Nhất của chúng tôi về các bố cục được thiết kế sẵn PowerPoint Templates hoặc xem qua các mẫu template PP bán chạy nhất trên GraphicRiver. Nếu bạn cần thêm những mẫu thiết kế PowerPoint để thực hiện thì trong đây có rất nhiều biểu đồ và mẫu thiết kế ấn tượng để ứng dụng vì vậy nên hãy xem qua một lượt:

• Microsoft PowerPoint
  12 mẫu trinhf bày PowerPoint đẹp nhất - Với các slide infographic tuyệt vời
  Sean Hodge

Đừng dừng việc tìm hiểu tại đây. Hãy thao khảo thêm những bài viết sau đây để tìm hiểu về việc nâng cao các bài thuyết trình của bạn bằng PowerPoint:

• SmartArt tương tự như biểu đồ nhưng nó tập trung nhiều vào dữ liệu nằm bên trên phần đồ họa. Hãy tìm hiểu hướng dẫn sử dụng đồ họa SmartArt trong PowerPoint.
  
• Các hiệu ứng chuyển động sẽ giúp cho các biểu đồ sinh động hơn, và10 thủ thuật hiệu ứng đơn giản PowerPointcủa Sven Lenaert sẽ là bí kíp hoàn hảo về chuyển động trong PowerPoint.
• Nếu biểu đồ minh họa không phải là công cụ phù hợp để trình bày dữ liệu của bạn thì bảng dữ liệu có thể là sự thay thế tốt hơn. Hãy tìm hiểu Cách tạo các mẫu bảng trong PowerPoint trong vòng 60 giây.

Bạn sử dụng những biểu đồ minh họa trong PowerPoint thế nào? Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến bài học này trong phần bình luận nhé.