Quản lý năng lực cho thuê buồngđược sử dụngđể kiểm soát số buồng khách sạn cho thuê bằng cách chấp nhận đặt buồng nhiều hơn số buồng thực có của khách sạn vào một ngày cụ thể (overbooking). Muốn vậy, bộ phận lễ tân cần dự báo chính xác số lượng buồng khách đã đặt trước nhưng không tới và không báo huỷ, số buồng khách trả sớm hơn và muộn hơn dự định, số buồng dành chokhách vãng lai.

Nhân viên lễ tân có thể hạn chế một số đặt buồng cho một đêm để nhận đặt buồng của những khách sẽ ở nhiều đêm trong khách sạn nhằm trải đều công suất sử dụng buồng. Ví dụ, vào một ngày cụ thể có sự kiện nổi bật thu hút đông khách, nhân viên lễ tân thuyết phục khách đặt buồng thêm 1-2 đêm lưu trú trước hoặc sau sự kiện đó với chương trình khuyến mại của khách sạn về tiền buồng.

Nhân viên lễ tân sử dụng các phương pháp bán hàng để thuyết phục khách thuê buồng ở mức giá cao hoặc giới hạn khách đặt buồng cho đoàn để dành một số lượng buồng bán cho khách vãng lai.

Nhân viên nhận đặt buồng đảm nhiệm công việc nhận đặt buồng trước của khách.Nhiệm vụ cơ bản của nhân viên đặt buồng gồm:

·Tiếp nhận các yêu cầu đặt buồng và thông tin kịp thời về buồng của khách sạn cho khách.

·Quản lý hồ sơ đặt buồng.

·Cập nhật thông tin đặt buồng.

·Xác nhận đặt buồng cho khách.

·Thực hiện yêu cầu huỷ và sửa đổi đặt buồng của khách.

·Chuyển các thông tin và hồ sơ đặt buồng cho nhân viên tiếp tân.

·Lập báo cáo về tình hình đặt buồng.

·Lập danh sách khách dự định đến khách sạn (expected arrival list).

·Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đăng ký khách.

·Kết hợp với bộ phận marketing để bán buồng.

·Tối đa hoá công suất sử dụng buồng, giá bán và doanh thu cho khách sạn.

Nhân viên thu ngân là người chịu trách nhiệm giao dịch tài chính với khách tại khách sạn. Công việc cụ thể gồm:

·Cập nhật các chi tiêu và ứng thêm của khách vào tài khoản của khách (guest folio).

·Làm thủ tục trả buồng cho khách (check out).

·Đổi tiền cho khách.

·Cân đối các tài khoản của khách khi hết ca.

·Quản lý tiền quỹ giao dịch (cash float) của bộ phận thu ngân.

·Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách.

·Lưu thông tin về khách đã lưu trú (guest history).

·Bảo quản và nộp tiền (cash, traveller check, credit sales slips,..) đã thu.

·Lập báo cáo doanh thu.

Khách thường tập trung trả buồng vào cùng một khoảng thời gian, do vậy bộ phận lễ tân thường rất bận rộn vào thời điểm đó. Để khách không phải chờ lâu khi làm thủ tục thanh toán, một số khách sạn có dịch vụ trả buồng nhanh.

Phục vụ với sự nhiệt tình hết lòng:
Điều này có nghĩa là: tất cả các dịch vụ trong khách sạn luôn trong tình trạng sẵn sàng phục vụ khách khi khách cần. Và nhân viên lễ tân cần nhanh chóng trả lời các cuộc điện thoại của khách, không bắt khách phải đợi chờ trong bất kỳ tình huống nào, hay giả vờ không thấy khách để làm những công việc của cá nhân, hay trò chuyện với đồng nghiệp.

Sau khi khách trả buồng và thanh toán xong, nhân viên lễ tân chuyển tình trạng buồng khách đã thanh toán thành buồng trống và thông báo cho bộ phận buồng làm vệ sinh để sẵn sàng bán cho khách mới.

Hồ sơ lưu khách hàng là tập hợp các thông tin về cá nhân, sở thích và đặc điểm tiêu dùng của khách đã lưu trú tại khách sạn. Những thông tin này giúp khách sạn hiểu rõ hơn về khách cũng như sở thích của họ để hoàn thiện sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của nguồn khách trong tương lai. Thông tin về khách hàng còn giúp cho việc nhận đặt buồng, hoặc phục vụ khách trong thời gian lưu trú trong tương lai có hiệu quả cao. Ngoài ra, hồ sơ lưu khách hàng còn giúp cho khách sạn hiểu được từng đối tượng khách của khách sạn và có những chương trình quảng cáo phù hợp.

Sau khi thanh toán cho khách nhân viên lễ tân phải rút toàn bộ hoá đơn dịch vụ của khách ra khỏi hồ sơ đã thanh toán, loại bỏ những liên hoá đơn không cần phải lưu giữ sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ thanh toán của khách cho bộ phận kế toán. Nhân viên lễ tân giao tiền và các hoá đơn đã thanh toán cho bộ phận kế toán. Trường hợp khách chưa thanh toán, nhân viên lễ tân chuyển toàn bộ hoá đơn, hồ sơ liên quan và bản báo cáo công nợ của ngày hôm đó cho bộ phận kế toán.