Sử dụng Zoom chuyên nghiệp: các mẹo và thủ thuật giúp cuộc họp video chạy mượt mà hơn

Zoom meeting 2021 / 28/05/2021 / quyennt / 0

Trong bài viết sẽ hướng dẫn từng bước về cách thay đổi tên, ảnh hồ sơ và nền, tạo breakout room

Ứng dụng trò chuyện và họp video Zoom đã trở thành phổ biến cho hàng triệu người làm việc , học tập và giao tiếp tại nhà trong đại dịch. Mặc dù có một số vấn đề về quyền riêng tư và bảo mật phát sinh cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền tảng, nhưng hiện tại zoom có tính năng mã hóa đầu cuối và các cách khác để bảo vệ tài khoản của bạn và các cuộc trò chuyện của bạn khỏi Zoombombing và các lỗi bảo mật khác. Khi vắc-xin COVID-19 được triển khai trên toàn thế giới, Zoom đã thêm các tính năng mới để giúp chuẩn bị cho văn phòng lai (hybrid office) trong tương lai, cũng như các công cụ hữu ích cho các bài thuyết trình cộng với nhiều biểu tượng cảm xúc hơn.

Cho dù bạn đã sử dụng Zoom trong nhiều năm hay chỉ mới đăng ký trong năm ngoái, có một số mẹo, thủ thuật, tính năng ẩn hữu ích và thú vị mà bạn có thể tìm thấy để nâng cấp trải nghiệm trò chuyện video của mình và làm cho các cuộc họp video của bạn bớt kỳ lạ hơn một chút -và hy vọng nó tránh được sự mệt mỏi và lo lắng khi sử dụng Zoom.

Dưới đây là các cách để trở thành bậc thầy về Zoom.

Thay đổi hình nền của video

Thay đổi nền Zoom thành nền trắng hoặc ảnh tùy chỉnh.

Hầu như bạn có thể thay đổi ảnh nền thành hình ảnh bãi biển, không gian bên ngoài hoặc bất cứ nơi nào khác mà bạn có thể tưởng tượng bằng cách tùy chỉnh nền của mình trong khi thực hiện các cuộc gọi Zoom mọi người thường hay làm điều đó. Để thay đổi hình nền Zoom trên máy tính để bàn hay ứng dụng dành cho thiết bị di động, bạn vào Settings > Virtual Background và chọn hoặc tải lên hình ảnh bạn muốn làm nền. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo rằng hệ thống của bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu để làm được như vậy.

Thay đổi tên

Bạn muốn thay đổi tên xuất hiện khi bạn đang ở trong cuộc họp Zoom? Thật dễ dàng. Có hai cách: tạm thời và vĩnh viễn. Nếu bạn chỉ muốn thay đổi tên trong cuộc họp bạn đang tham gia, sau khi bạn tham gia cuộc họp, hãy bấm nút Participants ở cuối màn hình. Di chuột qua tên của bạn và bấm More > Rename. Nhập tên bạn muốn xuất hiện và bấm OK.

Nếu bạn muốn thay đổi tên của mình trong mọi cuộc họp trên Zoom, hãy truy cập cổng thông tin web Zoom và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Bấm Profile. Ở góc trên cùng bên phải đối diện với tên của bạn, hãy nhấp vào Edit. Nhập tên bạn muốn bên dưới Display Name và bấm Save changes. Tên mới của bạn sẽ xuất hiện trong mọi cuộc họp kể từ bây giờ, nhưng bạn vẫn có thể thay đổi tên trong các cuộc họp với các bước ở trên nếu bạn muốn.

Thêm ảnh hồ sơ trên Zoom

Zoom cho phép bạn thay đổi tên và thêm ảnh vào hồ sơ và nó sẽ xuất hiện nếu camera của bạn tắt.

Tương tự như thay đổi tên, bạn có thể thêm ảnh hồ sơ tạm thời vào bất kỳ cuộc họp nào bạn tham gia hoặc vĩnh viễn cho tất cả các cuộc họp. Để thêm ảnh hồ sơ cho một cuộc họp, sau khi bạn vào cuộc họp, hãy bấm nút Participants ở cuối màn hình. Di chuột qua tên của bạn và bấm More > Add profilepicture. Chọn ảnh bạn muốn từ máy tính của bạn và bấm Open.

Để thêm ảnh hồ sơ vĩnh viễn vào Zoom, hãy truy cập cổng thông tin web Zoom và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Bấm Profile. Ở góc trên cùng bên phải đối diện với tên của bạn, hãy nhấp vào Chỉnh Edit. Bên dưới biểu tượng ảnh trống, hãy nhấp vào Change > Upload. Chọn ảnh bạn muốn từ máy tính của bạn và bấm Open. Điều chỉnh lại phần ảnh bạn muốn xuất hiện và bấm Save.

Mặc định tắt âm thanh và camera

Mò tìm các nút tắt âm thanh và camera ngay khi bạn vào cuộc họp có thể mất thời gian. Để tránh trường hợp đồng nghiệp của bạn nhìn thấy đầu giường hoặc nghe thấy tiếng mèo bằng cách tắt chúng theo mặc định khi mới vào phòng họp. Để làm điều này hãy chọn Settings > Audio > Mute microphone when joining a meeting, và sau đó Settings > Video > Turn off my video when joining a meeting.

Tắt tiếng và bật tiếng bằng thanh dấu cách

Khi bạn được gọi để nói, hãy ngừng các âm thanh khác (nếu có) để nhấp vào nút micrô. Bạn có thể nhấn và giữ phím cách ở bàn phím để nhanh chóng tắt tiếng hay bật tiếng của micrô.

Bật bộ lọc làm đẹp

Nếu bạn đã có trang phục sẵn sàng như một ngày làm việc thông thường, nhưng bạn vẫn muốn có hình ảnh đẹp hơn, bạn có thể dùng tính năng Touch Up My Appearance của Zoom. Bộ lọc nhằm mục đích làm mịn vẻ da của bạn, làm cho bạn trông tươi tỉnh hơn. Nếu bạn đã từng sử dụng chế độ làm đẹp trên camera selfie của điện thoại, thì tính năng này tương tự như vậy.

Để bật tính năng này, hãy nhấp vào biểu tượng up arrowcạnh nút Start Video. bấm vào Video Settings, dưới My Video, chọnTouch Up My Appearance.

Thiết lập phòng chờ để tăng thêm quyền riêng tư

Bạn có thể đã nghe nói về Zoombombing khi những vị khách không mời phá đám cuộc họp Zoom. Có một cách để giúp ngăn điều này xảy ra là bật tính năng Waiting Room, tất cả mọi người muốn vào họp phải qua phòng chờ, vì vậy bạn có thể kiểm soát xem ai đang cố gắng tham gia cuộc họp trước khi cho phép họp. Để làm điều này, chuyển đến Account Management>Account Settings. Nhấn vào Meeting, sau đó nhấn Waiting Roomđể bật phòng chờ.

Tạo phòng họp nhóm (breakout room) Zoom để thảo luận ở nhóm nhỏ hơn

Chia cuộc họp Zoom lớn thành tối đa 50 phòng họp nhóm. Chủ cuộc họp có thể chọn chia người dự cuộc họp thành các nhóm nhỏ riêng biệt một cách tự động hoặc thủ công hay có thể cho phép người dự chọn vào bất kỳ nhóm nào mà họ thích. Chủ cuộc họp có thể chuyển đổi giữa các nhóm.

Để bắt đầu phòng họp nhóm với tư cách là chủ, vào Account Management > Account Settings. Trong tab Meeting tab, vào Breakout Room và bật tính năng này lên. Bạn cũng sẽ thấy tùy chọn cho phép chủ cuộc họp chỉ định trước người dự vào phòng họp nhóm. (Nếu tùy chọn Phòng Họp nhóm bị chuyển sang màu xám, điều đó có nghĩa là nó đã bị khóa và bạn cần liên hệ với quản trị viên Zoom của mình).

Chia sẻ màn hình

Chia sẻ màn hình cho cuộc họp Zoom (hoặc để xem phim hoặc phát trò chơi) với những người tham gia khác bằng cách bấm Share screen icon sẻ trên thanh công cụ ở cuối màn hình cuộc họp. Bạn sẽ có tùy chọn chia sẻ toàn bộ màn hình nền của mình hoặc chỉ một trong các cửa sổ bạn đã mở. Bấm nút Stop Share đỏ ở đầu màn hình để tắt chia sẻ màn hình.

Dùng biểu tượng cảm xúc trên màn hình

Nếu bạn bị tắt tiếng trong cuộc họp, bạn vẫn có thể cho host biết suy nghĩ của mình bằng cách sử dụng các biểu tượng cảm xúc. Gửi một ngón tay cái lên hoặc một biểu tượng cảm xúc vỗ tay để giao tiếp mà không làm gián đoạn cuộc họp (theo mặc định, những biểu tượng có tông màu da màu vàng, nhưng bạn có thể tùy chỉnh nó trong ứng dụng Zoom trên máy tính).

Để phản ứng trong cuộc họp, hãy bấm tab Reactions ở cuối màn hình cuộc họp và chọn biểu tượng muốn thể hiện. Biểu tượng cảm xúc sẽ biến mất sau 5 giây.

Nếu người tổ chức cuộc họp cho phép tính năng phản hồi phi ngôn ngữ, người dự có thể đặt một biểu tượng như bàn tay giơ lên bên cạnh tên của họ để liên lạc. Người tham gia sẽ có thể xem phản hồi của nhau.

Tìm hiểu các phím tắt tiện dụng

Đối với những người không thích dùng chuột, Zoom có rất nhiều phím tắt hữu ích để giúp bạn điều hướng ứng dụng trên màn hình mà không cần sử dụng chuột. Bạn có thể tìm thấy các lệnh để tham gia cuộc họp, bắt đầu hoặc dừng ghi âm, mở rộng toàn màn hình và chia sẻ màn hình.

Đăng nhập vào ứng dụng Zoom trên máy tính. Bấm vào ảnh hồ sơ của bạn rồi bấm Setting, chọn Keyboard Shortcut.

Bật kiểu xem bộ sưu tập

Kiểu xem Bộ sưu tập cho phép bạn xem mọi người trong cuộc họp cùng một lúc, thay vì chỉ người đang nói. Để bật tính năng này, hãy bấm vào tab cho biết Dạng xem Gallery View tập ở góc trên cùng bên phải. Nếu cuộc họp có từ 49 người tham dự trở xuống, bạn sẽ thấy tất cả màn hình của họ được hiển thị trên một trang. Nếu có nhiều hơn, bạn sẽ có tùy chọn di chuyển giữa nhiều trang. Thay đổi lại bằng cách bấm Dạng xem Speaker View ở cùng góc trên cùng bên phải.

Đặt mình vào cùng một hình nền ảo với đồng nghiệp ở chế độ xem nhập vai

Tính năng xem nhập vai Zoom cho phép bạn đặt mình vào cùng một nền ảo với những người tham gia trò chuyện video có thể là phòng hội nghị, lớp học hoặc bất cứ nơi nào khác mà bạn có thể nghĩ đến. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến, hãy bắt đầu cuộc họp Zoom trên máy tính (nó sẽ được bật theo mặc định cho tất cả các tài khoản chuyên nghiệp miễn phí và đơn lẻ với phiên bản Zoom 5.6.3 trở lên). Ở góc trên cùng bên phải, nơi bạn tìm thấy Chế độ xem diễn giả hoặc Thư viện, bạn sẽ thấy tùy chọn bật Chế độ xem chân thực. Nhấp Immersive View chọn các cảnh được cung cấp của Zoom hoặc tải lên ảnh của riêng bạn.

Người dự cuộc họp hoặc chủ hội thảo trực tuyến bây giờ sẽ được đặt trong cùng một nền ảo và sẽ xuất hiện trên màn hình của mọi người tham gia.

Ẩn người tham gia không có video

Trong một cuộc họp lớn, màn hình của bạn có thể bị lộn xộn với video của người tham gia, điều này có thể gây mất tập trung, đặc biệt nếu một số người không bật camera. Ẩn những người tham gia không sử dụng video bằng cách đi tới Settings > Video > Meetings và chọn Hide nonvideo participants.

Sử dụng bút tự xóa để làm nổi bật mà không cần phải quay lại và xóa

Tính năng bút tự xóa của Zoom cho phép bạn tô sáng văn bản khi chia sẻ màn hình.

Tính năng bút tự xóa của Zoom cho phép bạn vẽ trên màn hình được chia sẻ để thu hút sự chú ý đến văn bản hoặc đối tượng, nhưng sau đó mờ dần để bạn không phải quay lại và xóa. Để sử dụng nó, hãy chia sẻ màn hình của bạn Annotate. Trên menu bật lên, hãy bấm Vanishing Pen (Bút tự xóa).

Ghi cuộc họp vào máy tính

Cả người đăng ký Zoom miễn phí và trả phí đều có thể ghi lại cuộc họp của họ vào máy tính (bạn không thể ghi lại trên thiết bị di động, trừ khi bạn có tài khoản trả phí). Những tệp được ghi lại đó sau đó có thể được tải lên dịch vụ lưu trữ tệp như Google Drive hoặc Dropbox hoặc dịch vụ phát trực tuyến video như YouTube hoặc Vimeo.

Để bật ghi lại, hãy đi tới Settings>Recording và bật nó lên. Khi bạn đang tổ chức cuộc họp Zoom, hãy bấm vào biểu tượng Record trên thanh công cụ phía dưới cùng.

Ghi lại cuộc họp lên đám mây

Nếu bạn có một trong các gói trả phí của Zoom, bạn có thể tạo một bản ghi lưu trực tiếp vào đám mây (hoặc vào máy tính của bạn nếu bạn muốn). Nhấn vào nút Record trên thanh công cụ dưới cùng và bạn sẽ có tùy chọn để ghi vào máy tính hoặc ghi lên đám mây. Bạn có thể thực hiện việc này trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.

Tổ chức cuộc họp dài hơn 40 phút

Với tài khoản cơ bản miễn phí của Zoom, các cuộc họp chỉ có thể kéo dài tối đa 40 phút. Để có được thời gian không giới hạn, hãy nâng cấp lên tài khoản trả phí. Hoặc đăng kí bằng email tên miền .edu (Không giới hạn trong thời gian đại dịch covid).

Tổ chức cuộc họp hơn 100 người

Nếu bạn muốn phòng họp có hơn 100 người tham gia, bạn phải nâng cấp lên một tài khoản chuyên nghiệp trả phí. Nếu bạn nâng cấp lên hạng cao nhất (Enterprise Plus), bạn có thể tạo cuộc họp tối đa 1.000 người tham gia.

Cách thiết lập webcam và micro

Xem video về cách làm cho video từ webcam và âm thanh tuyệt vời hơn trong cuộc họp Zoom.

video, zoom, background, galerry, visual background, profilepicture, Participants, microphone, ouch Up My Appearance., Waiting Room, Zoombombing, breakout room, Share screen, Reactions, Keyboard Shortcut, Gallery View, Immersive View, Hide nonvideo participants, Vanishing Pen, Recording, webcam

quyennt