Soạn thảo văn bản là những kỹ năng cơ bản của người tham gia văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu hết quy định căn lề chuẩn theo thông tư 01. Chúng tôi sẽ hướng dẫn căn lề chuẩn theo thông tư 01.

Hướng dẫn căn lề chuẩn theo thông tư 01

Nguyên tắccăn lề chuẩn theo Thông tư 01được quy định tại khoản 3 Điều 5như sau:

Lề trên: cách mép trên từ 2 2,5 cm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 2 2,5 cm;

Lề trái: cách mép trái từ 3 3,5 cm;

Lề phải: cách mép phải từ 1,5 2 cm.

Ngoài hướng dẫn căn lề chuẩn theo thông tư 01, chúng tôi còn chia sẻ tới Quý độc giả về các nội dung liên quan đến thể thức trình bày văn bản theo thông tư 01.

Quy định về cách chọn phông chữ và cỡ chữ

Dù nội dung khác nhau nhưng bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn thảo trên máy tính bằng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ)

Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.

Ví dụ:

Phần Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập Tự do Hạnh phúc

Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline),

Theo đó, dòng chữ thứ nhấtCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMcỡ chữ từ 12 13; dòng chữ thứ haiĐộc lập Tự do Hạnh phúccỡ chữ từ 13 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14).

Phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì cỡ chữ từ 13 đến 14.

Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản

Không ghi cơ quan chủ quản với:

+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

+ Văn phòng Quốc hội;

+ Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;

+ Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

+ Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91.

Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với các đơn vị còn lại.

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn (viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân UBND, Hội đồng nhân dân HĐND,).

Đối với các văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (từ 12 đến 13), kiểu chữ đứng; nếu tên dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.

Nếu cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản dài đều có thể trình bày thành nhiều dòng. Các dòng chữ cách nhau dòng đơn (giãn dòng 1.0).

Số, ký hiệu văn bản viết thế nào?

Số của văn bản

Khi đọc các thông báo, quyết định của Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân chắc hẳn ai cũng sẽ có lúc tự hỏi tại sao văn bản lại có số này mà không phải là số kia.

Ý nghĩa của số văn bản như sau:

Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số này được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Trên văn bản, từ Số được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau từ Số có dấu hai chấm. Với những văn bản có số nhỏ hơn 10 thì phải có chữ số 0 phía trước.

Ký hiệu của văn bản

Tương tự như các thành phần khác, ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo tiêu chuẩn chung, không phụ thuộc vào ý muốn của người soạn thảo.

Theo đó, ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Riêng ký hiệu công văn sẽ bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo (nếu có).

Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

Quy ước viết tắt tên loại văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Theo đó tất cả các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại trừ công văn.

Văn bản hành chính gồm có tất cả 32 thể loại, trong đó điển hình có một số loại thường gặp như:

Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường

Khi trình bày văn bản hành chính, người soạn thảo cần nắm vững những quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ, cụ thể:

STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt 1 Nghị quyết (cá biệt) NQ 2 Quyết định (cá biệt) QĐ 3 Chỉ thị (cá biệt) CT 4 Quy chế QC 5 Quy định QyĐ 6 Thông cáo TC 7 Thông báo TB 8 Hướng dẫn HD 9 Chương trình CTr 10 Kế hoạch KH 11 Phương án PA 12 Đề án ĐA 13 Dự án DA 14 Báo cáo BC 15 Biên bản BB 16 Tờ trình TTr 17 Hợp đồng HĐ 18 Công văn 19 Công điện CĐ 20 Bản ghi nhớ GN 21 Bản cam kết CK 22 Bản thỏa thuận TTh 23 Giấy chứng nhận CN 24 Giấy ủy quyền UQ 25 Giấy mời GM 26 Giấy giới thiệu GT 27 Giấy nghỉ phép NP 28 Giấy đi đường ĐĐ 29 Giấy biên nhận hồ sơ BN 30 Phiếu gửi PG 31 Phiếu chuyển PC 32 Thư công

Trình bày nội dung ngắn gọn, chính xác

Theo Điều 11 Thông tư 01, nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, chính vì vậy cần chú ý các yêu cầu sau:

Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

Dùng từ ngữ phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết), thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

Lưu ý viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: ) và khi xuống dòng

Không được viết tắt bừa bãi mà chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Những cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

Quy định về ký tên, đóng dấu

Thứ nhất: Cách ký tên

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt TM. (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay mặt là người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thay thì phải ghi chữ viết tắt KT. (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. Người có thẩm quyền ký thay là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt TL. (thừa lệnh), TUQ. (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền là cấp trưởng của phòng, ban thuộc cơ quan, tổ chức.

Lưu ý:

Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.

Thứ hai: Cách đóng dấu

Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.

Đóng dấu treo: Là dùng con dấu đóng lên trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo thường được sử dụng trong các văn bản nội bộ hoặc trong liên đỏ hóa đơn tài chính (khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP).

Đóng dấu giáp lai: Dùng để đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của văn bản có từ 2 tờ trở lên. Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản (khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV).

Trên đây là những thông tin tư vấn của chúng tôi tư vấn về vấn đề hướng dẫn căn lề chuẩn theo thông tư 01. Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp ích cho quý độc giả trong qua strình nghiên cứu.